¿Cómo crear y gestionar usuarios en TimeBilling?
Todos los usuarios con permiso Administrador, tienen las facultades para gestionar de manera autónoma la creación y edición de usuarios directamente desde TimeBilling, sin necesidad de escribir a Soporte. Por lo tanto, ahora podrás realizar esta acción con toda la flexibilidad que necesites.
¿Cómo crear nuevos usuarios?
- Una vez en la página principal del ambiente haz clic en el módulo de Admin. Sistema del menú superior y elige la opción Usuarios.
- Ingresa el nombre de usuario, usualmente la primera letra del nombre seguido de su apellido paterno o la primera parte del correo electrónico.
- Haz clic en Aceptar.
- Ingresa los datos solicitados a continuación por sección:
Para que la creación de usuarios sea efectiva, ten en cuenta lo siguiente:
- Deberán tener un correo válido.
- Será necesario agregar las iniciales de su nombre(código usuario).
- Deberás asignar permisos que le correspondan según su perfil. Si quieres conocer más detalles de los permisos, haz click aquí.
- Será necesario definir una contraseña de acuerdo a la estructura de seguridad de TimeBilling.
Restricciones y Alertas
- Selecciona el check box alerta diaria para recibir avisos ante retrasos en el ingreso de horas o no cumplir con un mínimo.
- Fija la cantidad de horas para el retraso máximo en el ingreso de horas y mínimo de horas por día.
- Selecciona el check box alerta semanal para recibir avisos al no llegar a un mínimo de horas semanal y/o mensual, al sobrepasar un máximo de horas ingresadas o días sin ingresar trabajos.
- Fija la cantidad de horas en los campos respectivos y días en plazo máximo de días para ingresos.
Vacaciones
Selecciona una fecha de inicio y fin de vacaciones y presiona guardar para llevar un registro de estas en un listado abajo. Presiona el botón del basurero para eliminar un registro.
Historial
Visita el historial para revisar una lista de modificaciones realizadas a datos de un usuario con detalles como: fecha, dato modificado, valor actual y anterior y quién hizo la modificación.
- Una vez completes la información, ve al pie de la página y presiona guardar para que el usuario sea creado, de esta forma podrás asignarle permisos y modificar una constraseña.
Configurar Permisos de Usuario
Una vez creado un usuario, se le podrán configurar los permisos, a continuación te decimos como y explicamos de que trata cada permiso:
- Sube al menú y haz clic en el módulo de Admin. Sistema del menú superior y elige nuevamente la opción Usuarios.
- Busca en la lista el nombre o username del usuario creado y presiona el botón del lápiz.
- De vuelta en el perfil del usuario ve a la sección de permisos y selecciona según su papel:
Permisos
Administrador
- Selecciona el permiso administrador para dar acceso a la administración de usuarios y trámites.
Cobranza
- Haz clic en el permiso cobranza para dar acceso al módulo de cobranza y a la gestión de liquidaciones, cobros, facturas y otros documentos.
Admin. Datos
- Selecciona el permiso admin datos para otorgar acceso a la creación, edición y eliminación de clientes y asuntos.
Editar Biblioteca
- Presiona sobre editar biblioteca para entregar acceso al módulo de bibliteca y a registrar y editar la ubicación de papelería, estanterías y/o libros de la firma.
Revisar Biblioteca
- Selecciona sobre revisar biblioteca para dar acceso al módulo de biblioteca y exclusivamente consultar la ubicación de la papelería, esntanterías y/o libros de la firma.
Oficina
- Haz clic en el permiso oficina para permitir a un usuario el ingreso de gastos.
Profesional
- Selecciona el permiso profesional para otorgar acceso al módulo de gestión y al ingreso y edición de sus trabajos.
Reportes
- Haz clic sobre reportes para dar acceso al módulo que permite generar y visualizar reportes.
Revisor
- Presiona sobre revisor para permitir a un usuario revisar y modificar trabajos ingresados por otros usuarios.
- Al presionar dicho permiso se activará una nueva sección llamada “usuario revisor de” justo abajo. En esta sección podrás especificar a los usuarios que el revisor podrá “auditar”.
- Selecciona un usuario de la lista y haz clic en añadir. Se puede añadir más de uno, y en caso de no añadir ninguno se asume que podrá revisar los ingresos (trabajos) de todos los profesionales del listado.
Solo Asuntos
- Selecciona el permiso solo asuntos para dar acceso a un usuario a crear exclusivamente asuntos sin entrar en detalles comerciales.
Secretaría
- Haz clic en secretaría para permitir a un usuario ingresar trabajos a nombre de otro.
- Al presionar dicho permiso se activará una nueva sección llamada “usuario secretario de” justo abajo. En esta sección podrás especificar a nombre de quién se harán los ingresos.
- Selecciona un usuario de la lista y haz clic en añadir. Se puede añadir más de uno, y en caso de no añadir ninguno se asume que podrá ingresar trabajos a nombre de cada uno de los profesionales del listado*.
Perfil Comercial
- Selecciona el permiso perfil comercial para que un usuario figure en el listado de encargados comerciales.
- Al ser quien trajo al cliente a la firma es quién mantiene contacto directo con este, por lo que recibe alertas y está involucrado en procesos de cobranza.
Tarifa
- Presiona el permiso tarifa para permitir revisar, crear, editar y eliminar las tarifas del sistema.
Recuerda siempre hacer clic en guardar para asegurar los cambios realizados en el usuario.
¿Cómo editar e inactivar un usuario?
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Una vez en la página principal del ambiente haz clic en el módulo de Admin. Sistema del menú superior y elige la opción Usuarios.
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Baja al final de la página para encontrar el listado de usuarios del sistema.
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Ubica un usuario y podrás hacer las siguientes modificaciones:
- Sin ingresar al perfil haz clic sobre un permiso para activar o inactivar dicho permiso.
- Presiona el la opción de la ampolleta () para inactivar un usuario e impedir su acceso. Vuelve a presionar para activarlo.
- Haz clic en el botón del lápiz () para ingresar a su perfil y editar datos.
- Guarda los cambios presionando el botón guardar.
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