Generar Cobros en TimeBilling

Una vez ingresados trabajos y/o gastos de un periodo, estos quedarán disponibles para cobrarlos, generando una liquidación con el detalle respectivo por cliente y asunto.

Es importante que entiendas que el proceso de cobranza en TimeBilling tienen ciertos pasos que si los sigues de manera correcta podrás realizar cobros de manera exitosa, y también el seguimiento de estos se te hará muy fácil. Los pasos son:

 

1. Generar un borrador o pre-liquidación del cobro: Es lo primero que siempre debes hacer, y dentro del borrador tendrás la oportunidad de revisar y realizar todos los cambios que quieras al cobro (ya sea a los trabajos, trámites, gastos o montos del cobro).

2. Emitir el cobro: Una vez culminada todas las revisiones sobre el borrador o la pre-liquidación generado en el paso anterior, lo segundo que debes hacer es emitir el cobro. Cuando lo emites, quiere decir que tu cobro esta listo para enviarlo al cliente. 

3. Facturar: en este paso debes ingresar la información de tu factura relacionada a tu cobro, así a través del sistema podrás saber cuanto del cobro fue efectivamente facturado, como también saber que facturas están pagadas o pendientes por pagar. 

4. Ingresar pagos: es el último paso para cerrar el proceso de cobranza. Aquí deberás ingresar el pago o los pagos a tus facturas.

 

Generar borrador  Emitir cobro Facturar Ingresar pagos

 

Ahora que ya entiendes las cuatro fases del proceso de cobranza, te queremos hacer algunas recomendaciones previas para que tus cobros salgan muy bien, por lo que a continuación te decimos que puedes revisar previo a generar un cobro:

 

Revisión Previa

Una vez en la página principal del ambiente haz clic en el módulo de Facturación del menú superior y entra a las siguientes opciones para asegurarte que todo está al día:

1. Tipo de Cambio: actualiza el valor de las monedas que formen parte del proceso de cobro tales como peso, dólar, UF, etc.
2. Tarifas: verifica que los tarifarios estén actualizados y con los valores correctos.
3. Gastos: confirma si todos los gastos fueron ingresados, en caso de haber efectuado.
   

 

 

Terminadas las revisiones anteriores, puedes proceder a iniciar el proceso de cobranza. A continuación te explicamos fase a fase:

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1. Generar un borrador o pre-liquidación del cobro

Borrador es el estado inicial del proceso de cobro, recuerda que aquí tendrás la oportunidad de revisar y realizar todos los cambios que quieras al cobro antes de emitirlo. Los pasos para generar un borrador son:

 

1. Haz clic en el módulo de Cobranza o Facturación del menú superior y elige la opción Pre-liquidación.
2. Ajusta los filtros y haz clic en buscar para indicar al menos una fecha hasta y un cliente para que el sistema te muestre los honorarios y/o gastos pendientes por cobrar. No te preocupes si aquí solo puedes definir una "fecha hasta", luego dentro deel borrador podrás definir una fecha desde.
3. Según el asunto presiona el botón de las monedas con una para el cobro de honorarios y con una para el cobro de gastos. Incluso según el acuerdo comercial se pueden cobrar ambos juntos.

 

4. Una vez confirmes la generación del borrador, aparecerá una ventanilla en la que podrás verificar la información que incluyes dentro del cobro. Esta verificación la puedes hacer mediante las pestañas que parecen en la parte superior, en el siguiente orden:

Asuntos:

1. Haz clic en la pestaña Asuntos y revisa los asuntos que figuran en el cobro.
2. Desmarca o selecciona según se quiera o no incluir el asunto en dicho cobro.

Trabajos:

1. Presiona la pestaña Trabajos y revisa el listado de trabajos que figuran en el cobro.
2. De ser necesario fijar una fecha desde, selecciónala sobre el espacio en blanco justo al lado de la fecha hasta y luego el botón Buscar.
3. Edita un trabajo haciendo clic en el botón del lápiz, si así se requiere.
4. Elimina un trabajo haciendo clic en el botón del basurero, si así se requiere.
5. Haz clic en el botón Acciones de listado de la esquina superior derecha para hacer acciones masivas, en un recuadro emergente, según el listado de trabajos.
6. Marca el check box del lado izquierdo de un trabajo para hacer una selección libre que podrás editar masivamente, en un recuadro emergente, al hacer clic en Editar seleccionados.

7. Descarga un listado completo de los trabajos en Excel haciendo clic en el botón Descargar listado a Excel del costado derecho superior.

Trámites:

1. Haz clic en la pestaña Trámites y revisa el listado en caso de previamente haber ingresado trámites al cliente.
2. Edita o elimina de la misma forma como explicamos en la revisión de trabajos en el punto anterior.

Gastos:

1. Haz clic en la pestaña Gastos y revisa el listado en caso de previamente haber ingresado gastos al cliente.
2. Edita o elimina haciendo clic en los botones respectivos.

 

Emisión:

1. Regresa a la pestaña Emisión y verifica los siguientes recuadros:

   • Parámetros del Cobro:

     • Verifica que estén correctas el valor de las monedas que formen parte del proceso de cobro tales como peso, dólar, UF, etc.
     • Presiona el botón Actualizar a los tipos de cambios actuales para definir los valores de hoy por moneda. Opción disponible según país.
     • Comprueba que la forma de cobro seleccionada sea la acordada según contrato.

   • Resumen final del Cobro:

     • Honorarios: verifica que los montos de los honorarios reflejados en el resumen final estén correctos y de ser necesario haz la modificación respectiva.
     • Gastos: verifica que los montos de los gastos reflejados en el resumen final estén correctos y de ser necesario haz la modificación respectiva.
     • Resumen total: verifica que los montos totales de honorarios versus los de gastos sean correctos y luego el total final.
     • Se esta cobrando: comprueba que el rango de fecha que se está cobrando sea el correcto.
     • Versión para imprimir:
       • Presiona Opciones para modificar la información que se incluirá en la carta de cobro y liquidación.
       • Selecciona la moneda en la que se mostrará la liquidación y el idioma de la carta.
       • Descarga una versión borrador de los documentos en Word o Excel presionando los botones respectivos.

 

• • Haz clic en guardar los cambios.

  • Historial:

    • Revisa el historial de modificaciones que ha recibido el cobro con su fecha, usuario y detalle en el recuadro Historial.
    • Agrega un registro de modificación manualmente en el recuadro Agregar historial.

 

Revisar Cobro

Haz clic en Revisar Cobro para dejar el cobro en estado "En Revisión", de esta forma también el borrador de tu cobro no podrá ser sobrescrito por otro borrador nuevo que generes. 

 

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2. Emitir cobro

En el estado emitido se entiende que la liquidación y carta de cobro se puede enviar o compartir al cliente respectivo. Por lo tanto dichos documentos dejarán de ser modificables y tener el título de Borrador.

1. Presiona el botón Emitir Cobro para cambiar el estado del cobro a emitido.
2. Envía la carta de cobro y liquidación al cliente.

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3. Facturar

1. Emite la factura del cobro para registrarla en el sistema.
2. Ingresa la información de la factura seleccionando factura en tipo de documento.
3. Indica el valor de la factura en el recuadro honorarios.
4. Haz clic en el botón emitir.

 

Información de Factura:

1. Verifica la información del cliente en la ventana emergente.
2. Ingresa el número de la factura en el campo número.
3. Selecciona el estado facturado en el estado de la factura.
4. Especifica detalles de la factura ingresando dicha información en el campo honorarios legales de la sección descripción.
5. Comprueba los valores en la sección montos.
6. Haz clic en guardar y automáticamente se cambiará el estado del cobro a facturado.

 

Enviar al Cliente

Una vez emitida dicha factura se entiende que se puede enviar o compartir al cliente respectivo.

 

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4. Ingresar pagos

Una vez pagado el cobro se finaliza el proceso de cobranza y la información quedará registrada en el sistema, para luego ser consultada en caso de ser necesario.

 

Información de Pago:

1. Haz clic en el check box agregar pago y luego presiona el botón pagar.
2. Verifica y modifica de ser necesario la información en la ventana emergente.
3. Haz clic en guardar y automáticamente se cambiará el estado del cobro a pagado.

 

 

 

Seguimiento de Cobros

Una vez creado el cobro, indistinto el estado de este, puedes volver a el y continuar trabajando hasta que se complete el proceso.

Para hacer seguimiento a un cobro creado sigue los pasos explicados a continuación:

1. Haz clic en el módulo de Cobranza o Facturación del menú superior y elige la opción Seguimiento Liquidaciones.
2. Ajusta filtros como clientes, asunto, estado de liquidación, etc. para obtener el resultado esperado.
3. Dirigete hacia el seguimiento de liquidaciones abajo y localiza el cobro respectivo.
4. Presiona el botón del lápiz para ingresar al cobro y continuar trabajando en este.
5. Haz clic el botón del basurero para eliminar un cobro. Sólo en eliminable es estado creado.