¿Qué son las configuraciones iniciales y cómo editarlas?

Antes de empezar a cargar clientes, proyectos y horas en TimeBillingX, es importante que primero navegues por algunas configuraciones iniciales del sistema. 

Estas, son relevantes porque te permiten parametrizar opciones que aparecerán disponibles al momento de crear usuarios, tarifas, cartas de cobro, entre otros.

Para editar las configuraciones de tu sistema, debes ser usuario administrador y dirigirte al icono de perfil en el extremo superior derecho de tu cuenta, para luego ingresar al módulo de configuraciones, en donde encontrarás lo siguientes submódulos:

 

• Equipos de trabajo

Los equipos de trabajo podrán ser utilizados al momento de crear usuarios en el sistema, asignando un usuario a cada equipo. Al realizar esta configuración, podrás generar reportes divididos por los equipos que existen en vuestra firma. También asignar proyectos a equipos específicos conformados dentro de la firma. 

 

• Monedas

Con esta configuración podrás establecer en el sistema cuáles monedas podrán ser utilizadas para tarificar y cobrar posteriormente en el proceso de liquidación.

 

• Categorías de usuario

Las categorías de usuario serán útiles para poder asignar las tarifas hora hombre a cada usuario del sistema, dividiéndolas así por la categoría que tenga asignada cada usuario. Podría decirse que las categorías de usuario es la forma de representar la jerarquía de posiciones según el organigrama de la firma.

 

• Impuestos

En esta configuración podrás definir el porcentaje de impuesto que luego aplicará al momento de generar las liquidaciones para cobrar los honorarios a los clientes. Te recomendamos dejar el porcentaje en cero en caso tal de que no aplique cobrar impuestos en tus liquidaciones. 

 

 

• Cuentas bancarias

En esta configuración puedes establecer las cuentas bancarias que más adelante aparecerán como opción en las liquidaciones al momento de cobrar a tus clientes, indicando el dato de la cuenta bancaria dónde se podrán realizar los pagos.

 

 

• Trabajos

En esta configuración podrás manejar los parámetros para ordenar los registros de horas cargas por los usuarios:

- Intervalo de duración de trabajo: Es la aproximación de tiempo, es decir, cada cuántos minutos se redondea el registro. 

- Meta diaria de horas facturables: meta de horas mínimas a cumplir por los usuarios de horas que sí serán cobrables en las futuras liquidaciones de nuestros clientes. Esto está más asociado a las diferentes categorías de usuarios dentro del Estudio. 

- Meta diaria de horas trabajadas: meta de horas mínima que el usuario debe registrar en el sistema, pero que no necesariamente serán facturables al cliente. Esto está más asociado a la jornada laboral. 

- Zona horaria: acorde a la localización

- Comienzo de la semana: hace referencia al día en que parte la semana en el calendario para comenzar a registrar los tiempos, por ejemplo: de Lunes a Domingo. 

- Restricción de ingreso y edición de trabajo: Limita el registro de los trabajos por parte de los usuarios acotado a un tiempo determinado, por ejemplo: mes en curso, por días, semana en curso, o sin restricción. 

- Descripción requerida: detalle de la acción o trabajo que se está registrando en el sistema. 

 

• Notificaciones

Estas notificaciones están dirigidas exclusivamente a aquellos usuarios que estén habilitados para crear Trabajos. Al activar cualquiera de estas notificaciones, se emitirán también alertas en el Centro de notificaciones.

 

• Compañías

En las compañías, podrás indicar las distintas razones sociales de la firma desde las cuales se cobrarán a tus clientes. Si en vuestra firma normalmente se cobra desde más de una razón social, es entonces cuando debes usar esta configuración para especificar cuales son estas razones sociales que más adelante podrás elegir para emitir los cobros.