¿Cómo crear y gestionar mis proyectos dentro de TimeBillingX ?

 

¿Qué es un proyecto en TimeBillingX?

Un proyecto es un asunto que se asocia al cliente, el cual debe estar creado previamente. En el proyecto podrás ingresar horas de trabajo para posteriormente generar un cobro en caso de que aplique, puesto que puedes generar proyectos cobrables y no cobrables.

Es importante que recuerdes que para poder iniciar la carga de horas dentro del sistema, es necesario que exista tanto un cliente como un proyecto.

 

¿Cómo crear un proyecto?

Para agregar un proyecto nuevo, lo primero es posicionarte en el menú y dirigirte al módulo de Configuración > Proyectos

 

Al interior del módulo Proyectos puedes agregar un nuevo proyecto haciendo clic en el botón de Agregar Proyecto y completar los siguientes campos:

1. Información general: hace referencia a los datos generales del proyecto.

• Ingresa el nombre del proyecto.
• Asigna un cliente, de no existir puedes crearlo haciendo clic en Agregar Cliente +.
• El área de proyecto hace referencia a las áreas de práctica del estudio. Para crear un área nueva solo debes escribir el nombre correspondiente y darle clic a la opción: crea una nueva área de proyecto. Si por el contrario el área ya está creada, sólo deberás seleccionarla de la lista que despliega el sistema.

 

• Para la creación de una nueva categoría del proyecto, escribe el nombre de la categoría y haz clic en el icono de crea una nueva categoría de proyecto. Si por el contrario la categoría ya está creada, sólo deberás seleccionarla de la lista que despliega el sistema.:

• El idioma del proyecto viene por defecto, sin embargo, puedes seleccionar cualquiera de las dos opciones: español o inglés.
• Finalmente, si lo deseas, completa la descripción del proyecto. 

2. Acuerdo comercial: es el trato comercial de las condiciones de facturación. En este otro artículo puedes leer más sobre las distintas formas de cobro que tienen los proyectos.

3. Opciones avanzadas: desplegando este apartado tendrás dos opciones disponibles, una es la posibilidad de poder facturar proyectos en conjunto, para ello debes tener un proyecto principal al cual asociar el resto de los proyectos y deben contar todos con la misma forma de cobro. Y como segunda opción poder configurar un impuesto que aplicará específicamente a ese proyecto.

4. Notificaciones: en esta sección podrás activar notificaciones asociadas a las diferentes formas de cobro del sistema.

5. Información comercial: en esta sección se completan los datos de facturación del cliente, seleccionando la razón social y el solicitante (contraparte del cliente). Además, también determinamos quién será el encargado comercial del proyecto.

6. Facturación: seleccionamos la cuenta bancaria a la que queremos que el cliente nos efectúe el pago del proyecto. Esta información la veremos reflejada en la carta de cobro que está disponible en el proceso de facturación.

7. Participantes: podemos definir quién estará trabajando en el proyecto, ya sea un equipo de trabajo o usuario en específico (esto no evita que cualquier otro usuario que no haya sido asignado al proyecto pueda visualizar la información o cargarle tiempo). Esta funcionalidad está enfocada mayormente para la obtención de reportería más específica.

Finalmente, haz clic en Guardar para cargar la información del proyecto.

 

 

¿Cómo buscar un proyecto ya creado?

A medida que se creen proyectos dentro del sistema, se irá generando un listado que en ocasiones puede ser extenso, y para poder encontrarlos dentro del sistema solo debes hacer lo siguiente:

Al acceder al apartado de Proyectos encontrarás un listado completo de los proyectos registrados. Si deseas buscar alguno en particular haz clic en el Buscador que se encuentra en la parte superior, basta con ingresar el nombre y presiona Enter.

La búsqueda la puedes realizar escribiendo el nombre del cliente, del proyecto, del grupo o el respectivo código, de forma parcial o completa y el sistema arrojará las coincidencias que encuentre.

 

 

¿Cómo editar o eliminar un proyecto ya creado?

Editar 

Algunas de las acciones que puedes llevar a cabo dentro de los proyectos, es la eliminación o editar el contenido.

En el listado general de proyectos, podrás editar de la siguiente manera:

1. Haz clic en el icono de lápiz  que se encuentra al costado derecho
2. Realiza las modificaciones correspondientes.
3. Y recuerda guardar siempre los cambios en el botón Guardar que se encuentra al final de la pantalla.

 

Eliminar

1. Haz clic en el icono de basurero que se encuentra al costado derecho .
2. Confirma presionando Si, quiero borrarlo

 

No obstante, solo se puede eliminar mientras no existan trabajos registrados al proyecto.

 

¿Cómo inactivar un proyecto que ya finalizó?

Una buena práctica, es inactivar los proyectos que finalizan, de esta forma lograrás:

1. Tener claridad de qué proyectos aún tienen vigentes tus clientes.
2. Evitar ingresar trabajos por error al momento de cargar horas en los asuntos.

Para inactivar un proyecto debes seguir los siguientes pasos:

     1. Dirígete al módulo de Administración > Proyectos

     2. Utiliza el buscador alfanumérico para encontrar el proyecto que necesitas inactivar

     3. Una vez que ubicas el proyecto, en la columna de Activo, presiona el botón azul hasta que quede de la siguiente manera , esto significa que el proyecto ya se encuentra desactivado.