¿Cómo crear y gestionar mis proyectos dentro de TimeBillingX ?

 

¿Qué es un proyecto en TimeBillingX?

Un proyecto es un asunto que va ligado al cliente, el cual debe estar creado previamente. En el proyecto podrás ingresar horas de trabajo para posteriormente generar un cobro en caso de que aplique, puesto que puedes generar proyectos cobrables y no cobrables.

Es importante que recuerdes que para poder iniciar la carga de horas dentro de TimeBillingX, es necesario que exista tanto un cliente como un proyecto.

 

¿Cómo crear un proyecto?

Para agregar un proyecto nuevo, lo primero que debes hacer ubicarte en el menú y dirigirte a Administración > Proyectos

 

Desde el módulo Proyectos puedes agregar un nuevo proyecto haciendo clic en el botón de y completar los siguientes campos:

1. Información general: hace referencia a los datos generales del proyecto.

• Ingresa el nombre del proyecto.

• Asigna un cliente, de no existir puedes crearlo haciendo clic en Nuevo Cliente +.

• El área de proyecto hace referencia a las áreas de práctica del estudio. Para crear un área nueva solo debes escribir el nombre correspondiente y darle clic a la opción: crea una nueva área de proyecto. Si por el contrario el área ya está creada, sólo deberás seleccionarla de la lista que despliega el sistema.

 

• Para la creación de una nueva categoría del proyecto, escribe el nombre de la categoría y haz clic en el icono de :

• El idioma del proyecto viene por defecto, sin embargo, puedes seleccionar cualquiera de las dos opciones: español o inglés.

• Finalmente, si lo deseas, completa la descripción del proyecto. 

2. Acuerdo comercial: es el trato comercial de las condiciones de facturación. En este otro artículo puedes leer más sobre las distintas formas de cobro que tienen los proyectos.

3. Información comercial: en esta sección se completan los datos de facturación del cliente, seleccionando la razón social y el solicitante (contraparte del cliente). Además, también determinamos quién será el encargado comercial del proyecto.

4. Facturación: seleccionamos la cuenta bancaria a la que queremos que el cliente nos efectúe el pago del proyecto. Esta información la veremos reflejada en la carta de cobro que está disponible en el proceso de facturación.

5. Participantes: podemos definir quién estará trabajando en el proyecto, ya sea un equipo de trabajo o usuario en específico (esto no evita que cualquier otro usuario que no haya sido asignado al proyecto pueda visualizar la información o cargarle tiempo). Esta funcionalidad está enfocada mayormente para la obtención de reportería más específica.

Finalmente, haz clic en Guardar para cargar la información del proyecto.

 

 

¿Cómo buscar un proyecto ya creado?

A medida que vayan dando de alta todos los proyectos dentro de TimeBillingX, tendrán un listado extenso, por lo que tendrán disponible la opción de buscar.

Para ubicar un proyecto ya creado dentro del sistema solo debes hacer lo siguiente:

Al acceder al módulo Proyectos encontrarás un listado completo de los proyectos registrados. Si deseas buscar un proyecto en particular haz clic en el Buscador que se encuentra en la parte superior e ingresa el nombre y presiona Enter.

La búsqueda la puedes realizar escribiendo el nombre del cliente, del proyecto, del grupo o el respectivo código, de forma parcial o completa y el sistema arrojará las coincidencias que encuentre.

 

 

¿Cómo modificar o eliminar un proyecto ya creado?

Editar y eliminar

Algunas de las acciones que puedes llevar a cabo dentro de los proyectos, es la eliminación o edición de información.

En el listado general de proyectos, podrás editar de la siguiente manera:

1. Haz clic en el icono que se encuentra en el lado derecho del proyecto.

2. Realiza las modificaciones correspondientes.

3. Guarda los cambios.

Para eliminar un proyecto:

1. Haz clic en el icono .

2. Confirma presionando Si, quiero borrarlo

No obstante, solo se puede eliminar mientras no existan trabajos registrados al proyecto.

 

¿Cómo inactivar un proyecto que ya finalizó?

Una buena práctica, es inactivar los proyectos que van terminando, de esta forma lograrás:

1. Tener claridad de qué proyectos aún tienen vigentes tus clientes.

2. Evitar ingresar trabajos por error al momento de cargar horas en los asuntos.

Para inactivar un proyecto debes seguir los siguientes pasos:

     1. Dirígete al módulo de Administración > Proyectos

     2. Utiliza el buscador alfanumérico para encontrar el proyecto que necesitas inactivar

     3. Una vez que ubicas el proyecto, en la columna de Activo, presiona el botón azul hasta que quede de la siguiente manera , esto significa que el proyecto ya se encuentra desactivado.