¿Qué formas de cobro pueden tener mis proyectos en TimeBillingX?

 

Dentro del sistema tienes la posibilidad de registrar distintos tipos de acuerdos comerciales para cada proyecto de un cliente de forma ordenada.  Las formas de cobro que puedes utilizar son las siguientes: cobro por hora (HH), monto fijo, retainer, hitos, cap y no facturable.

 

1. Cobro por hora (Tasas/HH)

Usa esta forma de tarificación cuando el proyecto se cobre según las horas trabajadas (cobrables) ingresadas por los profesionales.

En resumen lo que realiza el sistema es multiplicar las horas facturables del sistema por la tarifa asignada a cada profesional para poder entregar el total y sobre ello sumar el impuesto en caso de que aplique.

A continuación un ejemplo de cómo se estructura esta forma de cobro:

• Cada profesional cuenta con horas trabajadas y facturables (cobrables), las cuales no necesariamente deben ser las mismas, considerando que siempre se pasa por un proceso de corrección de las horas trabajadas.

 Cada uno de profesionales cobra su valor hora hombre según las siguientes tarifas:

Esto quiere decir que el cobro del proyecto se calcula de la siguiente forma:

Es decir, será la sumatoria de las Horas facturables (cobrables) multiplicadas por su respectivo valor hora hombre:

 

¿Cómo configurar la forma de cobro Por Hora en el sistema?

Una vez dentro de la sección de datos de tarificación del proyecto de un cliente, elige la primera opción Por hora y selecciona los siguientes datos:

• Elige el tarifario que contenga los valores hora hombre con el que el sistema calculará el cobro del proyecto. También puedes cobrar un valor fijo por hora independiente de la categoría del profesional que cargue horas, para ello debes elegir la opción llamada Tarifa fija por hora.
• Elige la moneda de la tarifa a utilizar (considera que la moneda que elijas debe tener información en la tarifa creada previamente, de lo contrario se multiplicarán las horas facturables por un valor cero).
• Elige la moneda de facturación (generalmente es un acuerdo con el cliente la moneda en la que se le emitirá la factura).
• Puedes agregar alguna observación relacionada con el acuerdo comercial.

 

 

Si necesitas verificar los valores de hora hombre o hacer alguna modificación a tarifas, puedes acceder a estos haciendo clic en Ver tarifas, de esta forma se abrirá una nueva pestaña en donde podrás acceder a visualizar la información registrada en la tarifa creada previamente, acá podrás editar o ver con más detalles cada tarifa. 

Otra forma de realizar esta modificación es entrando simplemente al módulo de Configuración y luego haciendo clic en Tarifas.

 

 

2. Monto Fijo

Tal como lo indica su nombre, es el cobro mediante un monto fijo mensual, independiente de las horas trabajadas que se carguen al proyecto, se repite de manera mensual el cobro asignado.

 

¿Cómo configurar la forma de cobro Monto fijo en el sistema?

• Para configurarlo debes marcar Monto fijo.
• Luego en la parte inferior donde indica Monto mensual puedes escribir el valor a cobrar.
• Elige la moneda de tarificación.
• Elige la moneda de facturación.

 

3. Retainer

Esta forma de cobro funcionará cuando se desea cobrar un paquete de horas por un monto en específico, y en caso de existir horas excedentes estás se tarifican por valor hora hombre. Para el cálculo del retainer, se realiza el proporcional de cobro de la hora extra, acorde al porcentaje de participación que tuvo cada profesional en el primer grupo de horas acordadas.

A continuación un ejemplo de cómo se estructura esta forma de cobro:

En la siguiente imagen se puede ver cómo se cobró un retainer dónde el tope máximo eran 26 hrs con un excedente de 8 hrs.

 

 

¿Cómo configurar la forma de cobro Retainer en el sistema?

Una vez dentro de la sección de datos de tarificación del proyecto de un cliente, elige la opción “Retainer” y selecciona los siguientes datos:

• Agrega el monto de cobro por el Retainer.
• Agrega la cantidad de horas que incluye la compra del Retainer.
• Elige el tarifario que contenga los valores hora hombre, con el que el sistema calculará el cobro del excedente de horas del proyecto. También puedes cobrar un valor fijo por hora independiente de la categoría del profesional que cargue horas, para ello debes elegir la opción llamada Tarifa fija por hora.
• Elige la moneda de tarificación.
• Elige la moneda de facturación.
• Puedes agregar alguna observación relacionada con el acuerdo comercial.

 

4. Hitos

Esta forma de cobro se utiliza generalmente para proyectos de largo alcance o juicios, en donde se cobran a medida que se van cumpliendo hitos o etapas, independiente de la cantidad de horas que se le asigne al proyecto.

 

¿Cómo configurar la forma de cobro Hitos en el sistema?

Al marcar la opción Hitos se desplegarán dos recuadros:

• Se debe completar la opción Descripción, es el detalle de la etapa, proceso o tarea específica por la que se cobrará.
• Luego completar el Monto a cobrar por aquella etapa
• Finalmente en Fecha de facturación se debe registrar una fecha real o estimativa en la cual deberías gestionar el cobro de esta etapa o hito al cliente, siempre puedes ingresar el proyecto y editarla. Completar la fecha permitirá configurar alertas que te informen los hitos disponibles para cobrar.
• En +Agregar otro hito, puedes agregar todas las etapas o hitos que necesites para concretar el proyecto.

 

 

5. CAP

Esta forma de cobro se basa en la misma forma de cobro llamada Por hora, con la diferencia que se fija un tope máximo de cobro.

 

¿Cómo configurar la forma de cobro CAP en el sistema?

• Elige el tarifario que contenga los valores hora hombre, con el que el sistema calculará el cobro del excedente de horas del proyecto. También puedes cobrar un valor fijo por hora independiente de la categoría del profesional que cargue horas, para ello debes elegir la opción llamada Tarifa fija por hora.
• Elige la moneda de tarificación.
• Debes fijar una Fecha inicio desde la cual empieza este acuerdo, esto con la finalidad de que el sistema entienda la fecha en la que debe empezar a considerar las horas facturables.
• Elige la moneda de facturación.
• En la opción Monto, debes registrar el monto acordado con el cliente de cobro máximo para este proyecto.
• En la barra de Estado siempre podrás visualizar el monto que llevas utilizado en comparación con el máximo a cobrar.

 

5. No facturable

Esta forma de cobro se utiliza para proyectos internos del propio estudio, por ejemplo para poder visualizar el tiempo utilizado en labores administrativas o incluso en labores basadas en clientes, pero que no serán cobradas.

 

¿Cómo configurar la forma de cobro No facturable

 en el sistema?

• Solo es necesario marcar la opción No facturable