¿Cómo se estructura el proceso de facturación y cobranza en TimeBillingX?

Una vez llegado el momento de cobrar los trabajos y proyectos, TimeBillingX te entrega todas las herramientas necesarias para realizar una gestión ordenada y limpia del proceso de cobranza. Utilizando el módulo de facturación de forma correcta, podrás tener una mejor panorámica respecto a los esfuerzos que se deben desarrollar para gestionar tus cobros, facturas y pagos.

Desde este módulo podrás llevar el proceso que inicia con la generación de los cobros, seguimiento de las facturas que luego se asocian a estos cobros,  y terminando con el ingreso de los pagos a dichas facturas. 

En conclusión, el proceso de cobranza se tratará sobre: generar cobros, facturar y pagar.

A continuación, te explicamos de qué tratan las distintas etapas por las que pasan los cobros en este módulo, y más adelante te explicaremos el paso a paso desde que generas uno hasta que ingresas la información de las facturas y pagos:

En la parte superior, verás las etapas del proceso de cobranza, que respecta a lo siguiente:

• Pendiente: Son todos los cobros generados que aún no se encuentren finalizados. 

• WIP (Working in process): Son todos los proyectos facturables, que aún no se les ha generado un cobro.

• Borrador: Son los cobros de proyectos que se encuentran iniciando un proceso de liquidación, es decir, que se les generó un cobro, pero aún es un borrador y está disponible para modificaciones. Esta es una etapa interna donde se puede revisar y aplicar todos los cambios necesarios antes de enviar al cliente. 

• Aprobado: Son los cobros que están terminando el proceso de liquidación. En esta etapa se emite el documento para los clientes, este documento ya fue corregido desde el “borrador”, con la finalidad de que el cliente pueda revisarlo antes emitir la factura fiscal, evitando así posibles re-procesos o anulación de documentos tributarios. Aquí ya no se pueden aplicar cambios sobre el cobro, a menos que regresemos a la etapa de “borrador”.

• Facturado: Normalmente en esta etapa el cliente ya dio el visto bueno sobre lo que se está cobrando, por lo que se procede a asociar un documento tributario para dar legalidad al cobro (ejemplo: una factura). En caso de querer corregir el cobro por algún motivo, será necesario anular la factura o asociar una nota de crédito, para así poder liberar el cobro y devolverlo a estado “borrador”, desde donde se podrá modificar y continuar nuevamente con el proceso.

• Finalizado: Son todos aquellos cobros que se dieron por finalizados dentro del proceso de cobranza, ya sea por paga total de la deuda o simplemente en el caso de que se considere como incobrable, entre otras razones.

Para TimeBillingX, es sumamente importante manejar el proceso de cobranza en estas distintas etapas, debido a que los esfuerzos y las decisiones que se deben tomar en cada una de ellas son distintas. Ejemplos de estos son:

• Tener un WIP y borrador muy grande podría significar un bajo nivel de gestión del área de facturación interna de la empresa, a menos que la mayoría de tus proyectos se cobren a largo plazo.
• Tener un aprobado y facturado muy grande podría significar un bajo nivel de gestión del área de facturación y cobranza de la empresa, debido a que habría casos donde los clientes no están verificando los cobros enviados, no se les está facturando o simplemente hay muchas facturas pendientes por pagar.

Para generar un proceso de liquidación o facturación de un proyecto, es sumamente importante conocer primero el tipo de acuerdo comercial de este. Esto debido a que en los casos de acuerdos de cobro por hora trabajada o retainer, si no tienen horas registradas, simplemente no estarán disponibles para iniciar un proceso de liquidación. Caso contrario ocurre con proyectos con acuerdos comerciales como hitos o montos fijos, los cuales no requieren de un ingreso de hora previo para el desarrollo de un cobro.