Para generar un proceso de liquidación es importante que primero hayas verificado que tanto la información comercial como el acuerdo comercial están correctamente configurados ya que esto hará el proceso más sencillo y evitará que pierdas tiempo. Ten en cuenta que si actualizas cualquier dato del cliente o proyecto dentro de la liquidación, estas modificaciones no afectarán la información configurada originalmente en el Módulo de Administración.

 

Para generar un borrador solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Lo primero que debes hacer será dirigirte al módulo de Facturación --> Liquidaciones:

 

2. Luego, según tu necesidad, deberás seleccionar los filtros correspondientes para acotar la información. En primer lugar el filtro de fecha (el sistema traerá únicamente los trabajos y cobros disponibles para liquidar dentro del período fijado) y luego los filtros azules que aparecen en la parte superior de las etapas de la liquidación (Grupo, Cliente, Proyecto, Encargado comercial, Tarificación)

 

3. Para generar un borrador, debes situarte en la etapa de WIP, ya que es la etapa del proceso de facturación donde se encuentran los proyectos que aún no forman parte de un proceso de liquidación y tienen el potencial de ser cobrados. En esta etapa encontrarás todos los proyectos que pueden ser parte de un proceso de liquidación.

 

4. ¿Cómo generar un borrador con un WIP?

Para desarrollar el borrador de la liquidación de un proyecto, sigue estas instruciones: 

• Selecciona algún proyecto dentro del proceso WIP, debido a que en esta etapa se encuentran los proyectos que aún no forman parte de un proceso de liquidación y tienen el potencial de ser cobrados. 
• Luego haz clic al costado derecho en “generar liquidación”.

Una vez hecho esto, el proyecto junto con sus trabajos y/o gastos ya formarán parte de un proceso de liquidación, estando en la etapa de borrador.

 

 

Video explicativo para la creación de un borrador.

 

¿Cómo configurar la carta de cobro en TimeBillingX?

En este video te queremos explicar los pasos para que saques el mayor provecho a tu cara de cobro en TimeBillingX. Cómo explicamos, primero revisa que los datos de facturación estén completos dentro de tus proyectos y así podrás avanzar con seguridad generando tus cartas de cobro al momento de realizar tus liquidaciones. Revisa el paso a paso a continuación:

 

 

 

Descubre estos cambios al momento de editar tus liquidaciones

 

En el siguiente video te queremos mostrar nuevas funcionalidades que te permitirán editar de forma más rápida los trabajos y gastos que estes cobrando. Revisa de que se tratan estos cambios:

 

¿Cómo puedo revisar un borrador que dejé creado anteriormente en TimeBillingX?

Ahora que ya iniciaste la facturación, debes saber que borrador es la etapa del proceso de facturación donde se encuentran los proyectos que acaban de iniciar un proceso de liquidación. Dentro de esta etapa, se deben desarrollar todas las revisiones internas al estado de cobro que se le enviará al cliente, con la finalidad de verificar lo acordado e ingresar de forma correcta los datos. 

Para ver los borradores que has generado, solo debes ingresar al módulo de Facturación --> Liquidaciones y situarte en la etapa de Borrador.

 

Una vez que hayas seleccionado esta etapa, el sistema te mostrará todos los borradores que haz generado hasta el momento y en cada uno se te especificará un correlativo de liquidación, el cliente, proyecto, encargado comercial, forma de cobro y un detalle con el total a cobrar.

 

En este estado podrás hacer clic en la etiqueta “borrador” para analizar el detalle de los datos del estado de cobro como: datos del cliente, razón social, periodo de facturación, tarifa utilizada, valor tarificado, descuentos y cuerpo de la carta enviada al solicitante. Posteriormente podrás seleccionar y corregir la información que quieres enviar al cliente.

Haciendo clic en la etiqueta “borrador”, veremos el siguiente estado de cobro:

 

 

Un dato importante dentro del estado de cobro es el porcentaje de realización (seleccionado en el recuadro rojo); este nos indica el valor efectivo del trabajo que se está cobrando respecto a lo que se pudo cobrar bajo la tarifa “benchmark”. Lo ideal es que este porcentaje sea lo más alto posible con el fin de maximizar las utilidades. Para lograr esto, recuerda siempre mantener actualizada y ajustada la tarifa “benchmark” en el sistema.  

 

 

También, dentro de esta etapa puedes enviar y descargar el estado de cobro en los formatos (Excel o PDF), el cual está dividido en una carta remisoria y el detalle del cobro realizado, siempre considerando los objetivos del proceso que es la revisión interna.

 

Cuando hayas terminado la revisión del borrador y tengas listas todas las correcciones, el último paso de esta etapa es aprobar la liquidación.