Flujos de trabajo

¿Qué es y para qué sirve un flujo de trabajo?

Es un proceso de instrucciones hiladas entre sí, que permite automatizar tareas que sean repetitivas dentro de un juicio. Es decir, sirve para juicios que ya tengan tareas estandarizadas. 

¿Cómo crear un flujo de trabajo?

En CaseTracking tienes la posibilidad de crear uno o varios flujos de trabajo, para que de esta forma puedas aplicarlos a cualquiera de los juicios que tengas en la plataforma. Esto quiere decir que, podrás comenzar a utilizar una herramienta en donde podrás dividir por etapas las distintas tareas y plazos de un juicio que suelen ser repetitivas y comunes. 

Para crear un flujo de trabajo, solo debes ingresar al módulo "Gestión" submódulo "Flujos de trabajo". Una vez que ya estés dentro, debes realizar los siguientes pasos:

1. Debes hacer clic en el botón de color azul que encontrarás en la esquina superior derecha llamado “+ Crear Nuevo Flujo De Trabajo”. Aquí se desplegará inmediatamente una ventana, la cual te solicitará escribir un nombre para tu nuevo flujo de trabajo (Ejemplo: Juicio Ordinario Civil) y una vez que ya realices esto, solo debes hacer clic en “Aceptar”. 

2. Para comenzar a crear un flujo de trabajo, lo primero que debes conocer es que para esto se necesitan etapas y tareas. Por lo mismo, lo primero que debes hacer es crear una etapa, haciendo clic en el botón “+ Crear Etapa”.

3. Una vez que ya tengas creadas la o las etapas que consideres necesarias, te debes preocupar de crear 1 o más tareas dentro de ellas. De esta manera, tendrás un orden, ya que cada etapa tendrá sus tareas y cada tarea, tendrá su nombre, plazo e involucrados.

4. Por último, las transiciones permiten condicionar al flujo. Es decir, permite decidir qué etapa va primero y cuáles son las condiciones para que se pueda pasar a la siguiente etapa. Puedes decidir que se avance una vez que todas las tareas se encuentren aprobadas o finalizadas.

¿Qué permisos necesito para crear un flujo de trabajo?

Para crear un flujo de trabajo, es necesario que en tu categoría de permiso de usuarios tengas activa la opción de “Administrar flujos de trabajo”. Con esto, ya podrás comenzar a crearlos sin ningún problema, siguiendo todos los pasos anteriormente mencionados. 

¿Cómo activar un flujo de trabajo en un juicio?

Antes de explicar esto, es importante que sepamos que solo se puede asociar un flujo de trabajo a un juicio a la vez. En caso de que quiera asociar otro flujo en un mismo juicio, solo debes desasociar el anterior para activar el nuevo flujo. Es decir, no puede haber dos flujos en un mismo juicio. 

Una vez aclarado lo anterior, solo debes seguir los siguientes pasos para poder asociar un flujo de trabajo a un juicio: 

1. Lo primero que debes hacer es dirigirte al juicio, en el cual activarás un flujo ("Portafolio" submódulo "causas/procesos/casos/expediente") y ya dentro de este en la pestaña de tareas, deberás hacer clic en el botón azul que te aparecerá de inmediato, el cual indica “Activar un flujo de trabajo”. 

2. Luego, se abrirá una ventana que te solicitará seleccionar el flujo de trabajo que deseas asociar a este juicio con su respectiva etapa inicial. 

3. Una vez realizado lo anterior, solo debes hacer clic en guardar y ya podrás visualizar el flujo activado con sus respectivas etapas, tareas, plazos e involucrados.

IMPORTANTE:

• Si deseas desactivar o eliminar un flujo de un juicio, solo debes hacer clic en “Desasociar Flujo” (presente en la parte superior derecha) y de esta forma, se eliminará automáticamente del juicio.