¿Cómo es el proceso de liquidación en TimeBillingX?
Una vez llegado el momento de cobrar los trabajos y proyectos, TimeBillingX te entrega todas las herramientas necesarias para realizar una gestión ordenada y limpia del proceso de cobranza.
Utilizando el módulo de facturación de forma correcta, podrás tener una mejor panorámica respecto a los esfuerzos que se deben desarrollar para gestionar tus cobros, facturas y pagos.
Desde este módulo podrás llevar el proceso que inicia con la generación de los cobros, marcarlos como facturados, marcarlos como pagados y por último, archivarlos para dar como finalizado.
En conclusión, el proceso de cobranza se tratará sobre: generar cobros y reflejar cuando los factures y tu cliente te pague.
A continuación, te explicamos de qué tratan las distintas etapas por las que pasan los cobros en este módulo, y más adelante te explicaremos el paso a paso desde que generas uno hasta que ingresas la información de las facturas y pagos:
Pendiente de liquidar: Se refiere a los cobros generados que aún no han sido liquidados ni finalizados.
Borrador: Corresponde a los cobros de proyectos que se encuentran en proceso de liquidación inicial. En esta etapa, se ha generado el cobro, pero aún se considera un borrador que puede ser modificado según sea necesario. Esta etapa interna permite revisar y aplicar todos los cambios requeridos antes de enviarlo al cliente.
Pendiente de facturar: Se aplica a los cobros que han completado el proceso de liquidación. En esta etapa se emitió la factura correspondiente. Aquí ya no se pueden realizar cambios en el cobro, a menos que se regrese a la etapa de "borrador".
Pendiente de pago: Incluye los cobros a los que se les ha asociado una o varias facturas y están a la espera de ser pagados. Es importante identificar que para que el cobro esté en esta etapa, el monto liquidado debe coincidir con el monto que se registra como facturado.
Archivado: Involucra todos los cobros que se consideran finalizados dentro del proceso de cobranza. Esto puede ser debido al pago completo de la deuda o a otras razones, como por ejemplo, considerarlo incobrable.
Para TimeBillingX, es sumamente importante manejar el proceso de cobranza en estas distintas etapas, debido a que los esfuerzos y las decisiones que se deben tomar en cada una de ellas son distintas. Algunos ejemplos de esto puede ser:
- Tener muchos cobros en "pendiente de liquidar" y "borrador", podría significar un bajo nivel de gestión del área de facturación interna de la empresa, a menos que la mayoría de tus proyectos se cobren a largo plazo.
- Tener muchos cobros en "pendiente de facturar" y "pendiente de pago", podría significar un bajo nivel de gestión del área de facturación y cobranza de la empresa, debido a que habría casos donde los clientes no están verificando los cobros enviados, no se les está facturando o simplemente hay muchas facturas pendientes por registrarlas como pagadas.
Para generar un proceso de liquidación o facturación de un proyecto, es sumamente importante conocer primero el tipo de acuerdo comercial de este. Esto debido a que en los casos de acuerdos de cobro por hora trabajada o CAP, si no tienen horas registradas, simplemente no estarán disponibles para iniciar un proceso de liquidación. Caso contrario ocurre con proyectos con acuerdos comerciales como hitos o montos fijos, los cuales no requieren de un ingreso de hora previo para el desarrollo de un cobro.
También podrás ver el siguiente video, donde explicamos cada punto descrito anteriormente:
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