¿Cómo generar borradores/pre-liquidaciones?

Generar un borrador o pre-liquidación del cobro

Borrador es el estado inicial del proceso de cobro, recuerda que aquí tendrás la oportunidad de revisar y realizar todos los cambios que quieras al cobro antes de emitirlo, ya que una vez emitido no podrás hacer cambios a menos que vuelvas un paso atrás.

 

Los pasos para generar un borrador son:

 

1. En el menú superior, haz clic en el módulo de Cobranza o Facturación y elige la opción Pre-liquidación.
2. Ajusta los filtros y haz clic en buscar para indicar al menos una fecha hasta y un cliente para que el sistema te muestre los honorarios y/o gastos pendientes por cobrar. No te preocupes si aquí solo puedes definir una "fecha hasta", luego dentro deel borrador podrás definir una fecha desde.
3. Según el asunto presiona el botón de las monedas con una  para el cobro de honorarios y con una  para el cobro de gastos. Incluso según el acuerdo comercial se pueden cobrar ambos juntos.
4. Una vez confirmes la generación del borrador, aparecerá una ventanilla en la que podrás verificar la información que incluyes dentro del cobro. Esta verificación la puedes hacer mediante las pestañas que parecen en la parte superior, en el siguiente orden:

 

Revisa los Asuntos

1. Haz clic en la pestaña Asuntos y revisa los asuntos que figuran en el cobro.

2. Para cada asunto, al lado derecho Desmarca o Marca cada uno, eligiendo de esta forma si deseas incluir el asunto o no en el cobro.

 

Revisa los Trabajos

1. Haz clic en la pestaña trabajos y revisa el listado de los trabajos que se incluirán en el cobro.
2. Puedes usar los filtros de la parte superior para definir un rango de fechas de los trabajos que deseas incluir en la revisión.
3. También al lado derecho de cada trabajo encontrarás las opciones para modificar un trabajo haciendo clic en o eliminar un trabajo haciendo clic en . También puedes dejar un trabajo fuera del cobro haciendo clic en

Recuerda que esta es una de las instancias centrales del proceso, pues se trata de revisar y hacer los cambios necesarios sobre los trabajos que se cobrarán. 

 

Revisa los Tramites

 

En caso tal de haber ingresado trámites, así como los trabajos en esta pestaña tendrás la instancia para revisarlos y corregirlos en caso de ser necesario:

1. Haz clic en la pestaña Trámites y revisa el listado en caso de previamente haber ingresado trámites al cliente.
2. Edita o elimina de la misma forma como explicamos en la revisión de trabajos en el punto anterior.

Revisa los Gastos

1. Haz clic en la pestaña Gastos y revisa el listado en caso de previamente haber ingresado gastos al cliente.
2. Edita o elimina haciendo clic en los botones respectivos.

 

Revisión final de resumen del cobro

Por último, entra a la pestaña de Emisión. Aquí estarás a un paso previo a emitir el cobro, y es la oportunidad para revisar los valores finales del cobro y confirmar si todo está en orden para cobrar a tu cliente.

En esta pestaña revisa:

• Parámetros del Cobro:

  • Verifica que estén correctas el valor de las monedas que formen parte del proceso de cobro tales como peso, dólar, UF, etc.
  • Presiona el botón Actualizar a los tipos de cambios actuales para definir los valores de hoy por moneda. Opción disponible según país.
  • Comprueba que la forma de cobro seleccionada sea la acordada según contrato.

• Honorarios, gastos y resumen total:

  • Honorarios: verifica que los montos de los honorarios reflejados en el resumen final estén correctos. Si deseas cambiar los montos, puedes volver a revisar los trabajos o el acuerdo comercial en los parámetros del cobro que mencionamos en el punto anterior.
  • Gastos: verifica que los montos de los gastos reflejados en el resumen final estén correctos y de ser necesario haz la modificación respectiva.
  • Resumen total: verifica que los montos totales de honorarios versus los de gastos sean correctos y luego el total final.

 

• Versión para imprimir:
  • Presiona Opciones para modificar la información que se incluirá en la carta de cobro y liquidación.
  • Selecciona la moneda en la que se mostrará la liquidación y el idioma de la carta.
  • Descarga una versión borrador de los documentos en Word o Excel presionando los botones respectivos.

 

 

Realización y valor por hora

 

• Realización: es la proporción del valor cobrado dividido el monto cobrable por las horas incluidas en el cobro (multiplicadas por la tarifa estandar). Este indicador te permite saber si el monto cobrado está por encima o por debajo de la inversión horaria dedicada al proyecto.
• Valor hora:  es la división del valor cobrado dividido las horas cobradas o invertidas. Este indicador te permite saber en promedio cuanto es el valor de las horas invertidas en el proyecto.

Número del borrador o de liquidación

En la parte super de la ventana, puedes observar que existe el número del borrador o de la pre-liquidación. Conserva este número ya que más adelante te funcionará para volver a buscar el borrador y seguir trabajando en él.

 

Con todos estos pasos podrás revisar el borrador o la pre-liquidación, teniendo seguridad de cuanto vas a cobrar a tu cliente. Ahora el siguiente paso será emitir el cobro, lo cual te explicamos en este otro artículo.