¿Cómo funcionan las notificaciones de CaseTracking Firms?

Configuración y funcionamiento de notificaciones en CT Firms

1. ¿Dónde configurar las notificaciones?

Para acceder a la configuración de tus notificaciones en CT Firms:

1. Dirígete al menú ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

2. Haz clic sobre tu nombre de usuario y selecciona la opción "Mi cuenta".
   

   

    

3. En la barra lateral izquierda, selecciona la opción "Notificaciones".
   

   

    

(Imagen: acceso a "Mi cuenta" y opción de Notificaciones)

Allí verás el listado completo de notificaciones disponibles y los horarios configurables.

 

3. Funcionamiento general

• Las notificaciones están asociadas al usuario, no al ambiente: los cambios que hagas solo te afectan a ti.

• Todos los avisos se envían por correo electrónico.

• Los horarios mostrados corresponden a la zona horaria del ambiente (por país).

• Los cambios se aplican desde el día siguiente. Si hoy configuras una nueva hora de envío, comenzará a usarse mañana.
  

Ejemplo: si hoy a las 10:00 configuras una notificación para las 11:00, no se activará hoy. Comenzará a regir mañana a las 11:00.

4. Aviso de nuevos movimientos

 

4.1 Destinatarios

• Todos los usuarios activos del ambiente que tengan causas asociadas.

• No incluye a invitados.

   

• Si es administrador, puede ver todas las causas sin restricciones.
• Si no es administrador, solo puede ver las causas que tenga asignadas.

4.2 Descripción

Recibirás un correo con los movimientos nuevos de las causas a las que tienes acceso, ya sea por carga manual o por actualización automática desde portales oficiales.

 

4.3 Secciones del correo

Encabezado - Estado de la actualización

• Presentar un conteo de causas que se hayan actualizado con éxito (utilizando nuestros actualizadores internos de acceso a portales) y las que no

• Si es administrador, puede ver todas las causas sin restricciones.
• Si no es administrador, solo puede ver las causas que tenga asignadas.

1. Causas actualizadas: causas que se actualizaron con éxito desde la última notificación a ese usuario. El número tiene un link para poder ver el listado de esas causas en CTFirms.
2. Causas pendientes de revisar: Causas que se actualizaron con éxito hace más de 24 horas. Son causas con posibles errores de actualización. El número tiene un link para poder ver el listado de esas causas pendientes en CTFirms.

Cuerpo - Lista de causas, movimientos y adjuntos

• Presentar movimientos (y sus adjuntos) extraídos de los portales oficiales (y creados en CT Firms) entre la fecha de la última notificación y la actual.
• • Ejemplo 1: si la notificación se envía a las 9:00 hora local, se consideran causas con movimientos entre las 9:00 del día anterior (fecha de última notificación) y las 9:00 del día de la notificación.
  • Ejemplo 2: si la notificación se envía a las 9:00 y 18:00 hora local, para el email de las 9:00 se consideran causas con movimientos entre las 18:00 del día anterior (fecha de última notificación) y las 9:00 del día de la notificación.
• Si la diferencia entre la última notificación y la actual es de más de un día, solo se tendrán en cuenta los movimientos creados en CTFirms desde las 00:00 horas de la zona horaria del ambiente del día anterior.
• • Por ejemplo, si tengo configurada la notificación a las 9:00 (hora local), la última vez se mandó el 5 de mayo y ahora es 8 de mayo, se enviarán los movimientos creados entre el 7 de mayo a las 00:00 (hora local) y el 8 de mayo a las 9:00 (hora local).

• Si es administrador, puede ver todas las causas sin restricciones.
• Si no es administrador, solo puede ver las causas que tenga asignadas.

• Un máximo de tres movimientos presentados.
• En caso de que haya más de uno, se ordena del movimiento más nuevo al más antiguo.

• Un máximo de tres adjuntos presentados
• Sin regla de ordenamiento.

 

(Imagen: ejemplo del correo de aviso de movimientos)

El correo se divide en:

• Encabezado: muestra cuántas causas se actualizaron correctamente y cuántas tienen actualizaciones pendientes. Incluye enlaces directos a esas listas dentro de CT Firms.

  • Actualizadas: causas actualizadas desde la última notificación.

  • Pendientes de revisar: causas que no han sido verificadas hace más de 24h.
    
    

• Cuerpo: lista de hasta 10 causas, cada una con:

  • Máximo 3 movimientos, del más nuevo al más antiguo.

  • Máximo 3 adjuntos por causa.
    

    

4.4 Funcionamiento

• Se usa la fecha de creación del movimiento en CT Firms, no la fecha original del movimiento.

• Si el movimiento fue creado fuera del período configurado, no será incluido.

• Si no hay movimientos creados en el período, no se envía el correo.

• Si la diferencia entre la última notificación y la actual supera las 24 horas, solo se consideran movimientos creados desde las 00:00 del día anterior.
  

   

(Imagen: ejemplo explicativo de fechas de creación y visualización)

5. Aviso de nuevos eventos

5.1 Destinatarios

• Todos los usuarios activos del ambiente.

• No incluye a invitados.

5.2 Cuerpo del correo

(Imagen: ejemplo del correo de eventos)

Este correo muestra hasta 10 causas y hasta 3 eventos por causa.

5.3 Funcionamiento

• Se incluyen eventos extraídos automáticamente desde los portales judiciales.

• No se adjunta archivo .ics de calendario.

• Solo se muestran causas visibles para el usuario.
  

  

   

6. Asignación a causa

Destinatarios

• Usuario asignado directamente a una causa.

• Sí incluye a usuarios invitados.

7. Mención a usuario en comentario

Destinatarios

• Usuario mencionado en el comentario.

• Sí incluye a usuarios con rol de invitado.

8. Buenas prácticas

• Verifica que la zona horaria del ambiente esté correctamente definida.

• Ajusta tus horarios de notificación para que coincidan con tu jornada laboral.

• Si dejas de recibir correos, revisa tu carpeta de spam o filtros del correo.

• Mantén siempre activa al menos una hora de notificación para los avisos importantes.

9. Preguntas frecuentes

¿Puedo configurar diferentes notificaciones por causa? No. La configuración aplica a todas las causas que tienes asignadas.

¿Qué pasa si desactivo todas las notificaciones? No recibirás correos hasta que las vuelvas a activar manualmente.

¿Desde cuándo se aplican los cambios? Desde el día siguiente al que realizaste la modificación.

¿Los invitados reciben notificaciones? Solo en los casos de asignación a causa o mención en comentario.

Para más información o soporte personalizado, escribe a soporte@ctfirms.com o utiliza el centro de ayuda dentro de la plataforma.